Hop til hovedindhold

Dokumenter

Dokumentmodulet bruger du til, at oprette SOP, Procedure, Instrukser, Politikker og andre skriftelige bilag. Et dokument kan bestå samme elementor som I dit tekstbehandlingsprogram på din computer. Du finder Dokumentmodulet ved at trykke på Moduler i topmenuen og så Dokumenter Moduler->Dokumenter, så vil dokumentoversigten blive vist.

Dokumentoversigten​

brugerfladen for almbruger
Her vises alle dine dokumenter, du kan filterer øverst i kollonnerne, hvis du ønsker at finde et dokument, kan du bruge søgefunktionen over tabellen. Udover dokumentnavnet tildeler systemet et unikt identifikationsnummer.

Opret dokument​

Du skal trykke på knappen Opret Ny. Såfremt du ikke kan se denne knap, er det fordi du ikke har tildelt rettigheder til at oprettte af din systemansvarlig. Når du trykker Opret Ny vil du se nedenstående skærmbillede.
Opret nyt dokument

Dokument Navn​

Her skriver du navnet på dokumentet. Det vil ofte være noget, som kendetegner processen eller instruktionen f.eks. Leverandør evaluering eller Beredskabsplan.

Type​

Dokumenter er opdelt i forskellige af typer:

  • Procedure.
  • Instruktion.
  • Bilag.
  • Politik. Det er en god ide, at opdele dem i de forskellige typer i stedet for, at vælge f.eks. bilag på alle ens dokumenter. Da det giver et bedre overblik og gør det efterfølgende, lettere at udvide jeres ledelsesystem.

Tilføj standarder​

Her vælges der punkterne i standarden, som processen understøtter. Når du sammenkæder kravenene i standerderne som virksomheden benytter eller er underlagt grundet certificeringer, så kan systemet hjælpe med, at se om virksomheden overholder kravene i standarderne.

Afdeling​

Afdeling er den afdeling, som dokumentet tilhører og hvor processen udføres.

Ansvarlig​

Den ansvarlige for et dokument, har rettigheder til at opdaterer dokumentet. Det vil normalt enten være den systemansvarlige eller en medarbejder som er processansvarlig, for det forretningsområde dokumentet omfatter.

Godkend Dokument​

Godkendelse på dokumentniveau er, hvis man ønsker at sende et dokument til godkendelse hos en medarbejder/bruger. Din systemadministrator kan have sat et automatisk godkendelsesflow. Her vil de personer, som der indgår i flowet altid skulle godkende, uanset om personen er sat manuelt eller ej. Så man skal se det som et tillæg til det automatiske godkendelsesflow. Hvis ikke den systemansvarlige har sat et godkendelsesflow, så vil det kun være dem, som er valgt på dokumentet, som godkender det enkelte dokument.

Skal Kvittere For Læst​

Ønsker du at en eller flere bruger/medarbejdere skal kvittere når du har læst et dokument. Udover der en nogle standarder, der kræver dette f.eks. indenfor medico. Så kan det være en fordel, at dokumenterer dette som et lidt i processer for oplæring.

Skal Have Rolle​

Alle dokumenter i et ledelsessystem, skal være tilgængelig i din virksomhed. Men nogle gange er der undtagelser, hvor enkelt dokumenter kun skal være tilgængelig for en defineret grupper. Dette kan du gøre ved, at vælge hvem der skal være tilgængelig for. Hefter vil dette dokument være tilgænglig for dem, også selv hvis en der ikke har rettigheder, skulle få til sendt et link.

Oversæt dokument​

Se guide for oversættelse Guide-Oversættelse af dokument